Wie organisiert man eine sichere Tagung während einer Pandemie?
Die Rostocker Großmotorentagung, kurz RGMT, hat sich in ihrer nunmehr 6. Ausgabe im zehnten Jahr zu einer festen Größe im Tagungskalender entwickelt und stellt das verhältnismäßig kleine Team der FVTR und des Lehrstuhls für Kolbenmaschinen und Verbrennungsmotoren bereits in einem normalen Jahr vor diverse Herausforderungen. Normal ist allerdings das letzte Adjektiv, welches man dem Jahr 2020 zuordnen kann. Welche Hürden das Team nehmen musste und wie sie es geschafft haben unter Einhaltung höchstmöglicher Hygienestandards ein Stück Normalität in ein turbulentes Jahr zu bringen, erfahren Sie in diesem Blog-Post.
Die übliche Startphase
Die Planung der sechsten Ausgabe der RGMT startete, wie schon bei den vorangegangen Ausgaben, bereits eineinhalb Jahre vor dem geplanten Tagungsbeginn. Auf Basis der bereits gewonnenen Erfahrung und unter Einbeziehung diesbezüglich verdienter Kollegen, begann das Team unter Leitung von Karsten Schleef und Sebastian Cepelak planmäßig und routiniert mit der Arbeit. Neben der Einwerbung und Auswahl geeigneter Beiträge, wurden in dieser ersten Phase, welche sich über ein halbes Jahr hinaus erstreckte, auch bereits Fragen der Location, des Freizeitprogramms und möglicher Goodies für Tagungsteilnehmer im Team diskutiert und erste Angebote eingeholt. Zu diesem Zeitpunkt verlief alles nach Plan und einer Tagung mit einer erneut gesteigerten Teilnehmerzahl schien nichts im Wege zu stehe. Das alles änderte sich im März 2020 rapide und das Organisationsteam sah sich mit ungeahnten Herausforderungen konfrontiert.
Große Ungewissheit und Vorbereitung auf den Worst-Case
Die Anfangsphase der Pandemie im Februar 2020 war von einer Mischung aus Ungewissheit und Optimismus ob der noch zur Verfügung stehenden Zeit bis zur Tagung geprägt. Niemand hätte damals ahnen können, dass sich die Auswirkungen im heute bekannten Maße über viele Monate und eventuell Jahre erstrecken würden, weshalb die Planungen vorerst größtenteils normal fortgeführt wurden. Trotz oder gerade wegen der über allem schwebenden Ungewissheit wurden im Organisationsteam allerdings bereits zu diesem frühen Zeitpunkt Überlegungen hinsichtlich möglicher Szenarien angestellt. Das Spektrum reichte von der regulären Durchführung des erprobten Konzepts bis hin zur Absage oder langfristigen Verschiebung. Teile dieser Überlegungen stellten sich im weiteren Verlauf der Krise und der immer deutlicher werdenden Situation als wichtige Grundbausteine des neuen Konzeptes heraus.
Der Weg zur sechsten RGMT
Das Team beschloss, dass Aufgeben keine Option darstellt und begann damit ein alternatives Konzept auszuarbeiten. Zum einen wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Radisson Blu Hotel in Rostock, welches die Räumlichkeiten der Tagung stellt und in den vergangenen Jahren stets optimale Bedingungen sowohl hinsichtlich der eigentlichen Räumlichkeiten als auch in Puncto Service geboten hat, ein Hygienekonzept basierend auf Abstand und eigens angefertigten Masken ausgearbeitet. Dabei wurde eine maximale Teilnehmerzahl von 100 Personen definiert, da für diese Anzahl am Tagungsort alle Maßgaben hinsichtlich des Abstands sicher eingehalten werden können. Zum anderen wurde ein Zusatzkonzept erstellt, welches den Teilnehmerkreis durch Einbindung neuer Methoden über die Präsenzteilnehmer erweitern sollte. Der einzige Weg dies umzusetzen war die Integration eines Streamingkonzepts in die sechste Ausgabe der RGMT. Alle gewillten Teilnehmer sollten unabhängig von ihrer Möglichkeit persönlich vor Ort sein zu können, virtuell an der Tagung teilnehmen können. Eine möglichst gute Umsetzung dieser Anforderung, ohne dabei die Präsenzteilnehmer zu beeinträchtigen, wurde als Ziel definiert.
Im Einzelnen bedeutete dies:
- Liveübertragung aller Vorträge in Bild und Ton sowie weiterer Tagungsimpressionen
- Anpassung der Präsentationen an die besonderen Herausforderungen der hybriden Durchführung
- Entwicklung eines Informationskonzeptes zur Überbrückung der Tagungspausen
- Logistikkonzept für die Bereitstellung der Tagungsunterlagen sowie der Goodie Bags für alle Tagungsteilnehmer
- Redundante Vorbereitung der Präsenzvorträge in Form von aufgezeichneten Videos für den Fall kurzfristiger Reisebeschränkungen o.Ä.
Die Suche nach geeigneten Partnern für die Übertragung führte zur Rostocker Firma Lion Events, welche im weiteren Verlauf die diesbezüglich Planung mit entsprechend Expertise unterstützte und im Rahmen der Tagung die nötige technische Ausrüstung zur Übertragung stellte.
Neben all diesen zusätzlichen Herausforderungen, mussten natürlich auch die regulären Baustellen einer Tagung abgearbeitet werden. Diese, für sich schon komplexe, Thematik übersteigt den Rahmen dieses Beitrags und wird an dieser Stelle im Nachgang an die hoffentlich regulär stattfindende siebte RGMT in Form eines Beitrags aufbereitet.
Das Fazit von Teilnehmern und Ausrichtern
Die bis hierhin beschriebenen Vorbereitungen, Brainstormings und Planungen sind aber natürlich nur das Fundament und bis zur eigentlichen Umsetzung graue Theorie. Wie gut gelang die praktische Umsetzung des Konzepts, welches Feedback gaben die Teilnehmer und welches Fazit zieht das RGMT-Team?
Einleitend muss erwähnt werden, dass die sechste RGMT den vorherigen Ausgaben fachlich in nichts nachstand. Teilnehmer aus verschiedenen Ländern konnten, trotz aller Hindernisse und unter Berücksichtigung der geltenden Sicherheitsaspekte, präsent oder digital Erkenntnisse präsentieren und in den Austausch miteinander treten. Allein dieser Umstand ist vor dem Hintergrund der Rahmenbedingungen extrem bemerkenswert und ein Zeugnis für die vom gesamten Team vor und während der Tagung geleistete Arbeit sowie die gute Kooperation mit den externen Partnern.
Dieser Meinung schließen sich auch die Teilnehmer an, die sich durchweg positiv äußerten. Sowohl der Umstand, dass die Präsenztagung fast wie in einem normalen Jahr ablaufen konnte, als auch die digitale Aufbereitung und Übertragung wurden gelobt.
Einige Rückmeldungen im O-Ton:
„Wie immer, trotz aller derzeitigen Begleitumstände, ein sehr gelungener Kongress und es war wirklich an der Zeit, wieder mit den geschätzten Leuten persönlich ins Gespräch zu kommen.“
„Meines Erachtens lief die digitale Teilnahme an der Konferenz sehr gut. Auf zwischenzeitliche Probleme wurde schnell reagiert und auch die Fragen aus dem Chat wurden sinnvoll in die Diskussionen integriert – weiter so!“
„It was a very interesting conference with exciting and fascinating topics. Unfortunately, I was only an online participant. Next time I would prefer to join on-site. But let’s see, whats coming up. I’m looking forward to the RGMT 2022 to join on-site.“
Und abschließend kurz und prägnant:
„It was perfectly organized in this unpleasent time.“
Kleinere Probleme, des zum ersten Mal in dieser Form umgesetzten Streams, konnten in der Regel umgehend behoben werden und alle Präsentationen waren audiovisuell gut verfolgbar. Gerade dieser Umstand ist, wie viele Menschen seit der flächendeckenden Einrichtung von improvisierten Heimarbeitsplätzen erlebt haben, eine nicht zu unterschätzende Leistung.
Natürlich gab es auch kleinere Probleme, die aber gerade in Anbetracht der Premiere einer solchen Art der Veranstaltung kaum vermeidbar sind. Die für einen derartigen Stream nötige Upload-Bandbreite stellte das hoteleigene Netz vor eine Herausforderung, die am ersten Tag bei einigen Nutzern zu visuellen Problemen führte, wobei der Audiostream kaum betroffen war und entsprechend keine Informationen verloren gingen. Durch Anpassungen der Haustechnik konnte dies jedoch zeitnah behoben werden.
Die im Rahmen der sechsten RGMT gewonnenen Erkenntnisse hinsichtlich der Organisation einer solchen Hybridtagung, bilden eine wichtige Grundlage für die Planung weiterer derartiger Veranstaltungen, aber helfen dem Team aus LKV und FVTR auch bei der zukünftigen Implementierung moderner Tools für Meetings und die tägliche Arbeit. Basierend auf den neu erlernten Fähigkeiten können bei der Planung der siebten RGMT von Anfang an neue Wege beschritten und weitere Features implementiert werden, welche auch bei der Planung der sechsten RGMT schon als Ideen vorhanden waren, aber nicht umgesetzt werden konnten. Die Vorteile einer Hybridtagung liegen insbesondere in der Erhöhung der möglichen Reichweite durch die Option lange Anreisen zu vermeiden sowie der Reduktion der Anforderungen an den Tagungsort, welcher grundsätzlich nur eine definierte Anzahl an Teilnehmern aufnehmen können muss. Eine Rückkehr zu einer rein analogen Tagung ist in Anbetracht der guten Erfahrungen und der Vorteile kaum denkbar.
Zufriedenes Orga-Team